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Fonctionnement du conseil consultatif et commission sectorielle

Objectif

COPRO établit des conseils consultatifs impartiaux pour la gestion technique générale de la certification dans les différents domaines dans lesquels celle-ci est organisée. À cette fin COPRO adresse un courrier à toutes les organisations intéressées connues représentatives du domaine considéré pour la constitution des groupes tels que détaillés ci-après. Il leur est demandé de désigner leurs représentants pour faire partie dudit conseil consultatif.

Tâches

Un conseil consultatif conseille l’organisme de certification à propos des principes de fonctionnement techniques et scientifiques sur la base de normes, règlements et conventions en vigueur.

Les questions techniques générales relatives à la gestion de la certification sont traitées par un conseil consultatif.

En particulier, font partie des compétences d’un conseil consultatif :

  • l’examen de tous les sujets techniques généraux qui lui sont soumis,
  • la conception des documents de référence dans le cadre de la certification,
  • la conception des règlements dans le cadre de la certification,
  • la détermination de la période transitoire à observer avant l’application des documents de référence et des règlements modifiés,
  • la soumission de ces documents à la ratification par l’organe de direction.

Dans le cas de documents qui ne sont pas ratifiés par l’organe de direction, la raison du refus doit être transmise au conseil consultatif. Ce dernier examine ces motifs, les analyse et modifie éventuellement le document. Le document ne peut être rendu exécutoire qu’à partir de ce moment-là.

Composition

L’impartialité de chaque conseil consultatif est garantie par le fait qu’il est composé des quatre groupes suivants, et qu’il dispose respectivement des pourcentages de voix repris ci-après :

  • les institutions publiques : 30 %,
  • les utilisateurs : 30 %,
  • les producteurs : 30 %,
  • les experts : organismes de recherche, de normalisation, de certification et d’inspection : 10 %.

Cette composition de base ne s’applique qu’aux produits dont les utilisateurs et les producteurs n’appartiennent pas au même groupe.

Dans le cas contraire, la répartition se fait comme suit :

  • les institutions publiques : 40 %,
  • les utilisateurs / producteurs : 40 %,
  • les experts : organismes de recherche, de normalisation, de certification et d’inspection : 20 %.

Adhésion

La composition d'un conseil consultatif est nominative, tout comme celle du suppléant.

Seuls les représentants enregistrés (= membres effectifs et/ou leurs remplaçants) et éventuellement les experts invités par le conseil consultatif peuvent participer.

L’adhésion prend fin de la façon suivante :

  • lorsque le délégué ou la personne morale pour qui il travaille, donne sa démission à COPRO,
  • par une démission effective suite à un décès ou à une indisponibilité permanente du représentant même ou par la faillite ou la cessation d’activité de la personne morale pour laquelle il travaille,
  • en raison de l’exclusion par COPRO pour une raison valable, la personne concernée ayant cependant eu l’occasion de se justifier par écrit, et éventuellement aussi oralement, après que COPRO l’y ait invité par lettre recommandée motivée.

Chaque conseil consultatif est présidé par le président ou, en son absence, par le vice-président, tous les deux élus par scrutin rassemblant les membres du conseil consultatif, pour une période de trois ans. S’ils sont tous les deux absents, le secrétariat présidera le conseil consultatif.

Les membres d’un conseil consultatif exercent un mandat non rémunéré et ne prennent sur eux aucune obligation personnelle qui pourrait découler des engagements sociaux de COPRO.

COPRO est habilité à fixer le nombre maximum de représentants par groupe.

Un conseil consultatif peut se faire assister par des experts, qui n’ont pas droit au vote.

En ce qui concerne COPRO, au moins le responsable produit, ou le responsable de secteur participe aux réunions du conseil consultatif.

Tous les participants sont enregistrés, soit via la liste de présence, soit via la liste de présence électronique dans l’application prévue pour l’organisation de la réunion numérique à distance (téléconférence). Par sa présence, le représentant déclare son accord avec cette procédure.

COPRO prévoit la possibilité pour les représentants du conseil consultatif de participer non seulement à une réunion présentielle, mais aussi à une réunion numérique à distance (téléconférence).

Fréquence

Un conseil consultatif se réunit après convocation par le président ou par au moins deux membres du conseil consultatif ou par le secrétariat, ou encore à la date fixée par le conseil consultatif lui-même. Dans le cas des conseils consultatifs qui ne se réunissent pas fréquemment, l'opportunité d'une réunion doit être vérifiée avec tous les membres au moins une fois tous les deux ans.

Répartition des votes

Un conseil consultatif ne peut valablement délibérer que si au moins trois groupes sont représentés. Ses décisions sont prises par consensus. Si cela n’est pas possible, les décisions sont prises à la majorité simple. En cas de partage des voix, c’est le président qui décide.

Par défaut, les votes sont répartis comme suit :

  • Chaque groupe ne dispose que d’une seule voix, équivalente à 40, 30, 20 ou 10 % selon le cas.
  • En cas d’égalité des voix au sein de 1 groupe, celui-ci s’abstient (si p.ex. les producteurs s’abstiennent, les autres groupes voteront à concurrence de 70 % des votes au lieu de 100 %).

Ordre du jour

Les convocations aux réunions, éventuellement accompagnées de l’ordre du jour, sont adressées aux membres du conseil consultatif et ce au moins dix jours calendriers avant la date de la réunion, sauf urgence ou si la date a été fixée lors d’une précédente réunion.

Tous les documents qui doivent être soumis à l’approbation du conseil consultatif constituent un point inscrit à l’ordre du jour des réunions.

Rapports

COPRO assure le secrétariat des conseils consultatifs.

Dans les vingt jours ouvrables suivant la date d'une réunion, le procès-verbal de cette réunion est envoyé à tous les membres. Si aucune observation n’est faite sur le rapport dans les 10 jours ouvrables, celui-ci est considéré comme approuvé.

Les membres du conseil consultatif peuvent également être consultés par lettre circulaire (courriel). Si une approbation est requise, elle se déroule de la même manière que lors d'une réunion, étant entendu que les membres qui ne répondent pas sont supposés accepter la proposition soumise. La circulaire est rédigée dans ce sens. Le rapport de la consultation est envoyé à tous les membres dans les vingt jours ouvrables après la clôture de la consultation. Le CEO doit rendre compte à l’organe de direction des activités des conseils consultatifs.

Vie privée

Lorsque tous les membres ont marqué leur d’accord, la réunion numérique à distance (téléconférence) (image et son) peut être enregistrée. Dans ce cas, les membres seront informés avant le début de l’enregistrement. L'image et l'enregistrement sonore de la téléconférence seront stockés par COPRO pour une durée maximale de 3 mois et ne seront utilisés par le rapporteur que pour rédiger le rapport. Tous les membres du conseil consultatif s’engagent à ne pas diffuser les images et les enregistrements sonores de la téléconférence tant en interne qu’en externe.

Il est fait référence à cette procédure dans l’ordre du jour de la réunion.