COPRO hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid omschrijft hoe wij uw persoonsgegevens beschermen en tot wie u zich kunt wenden voor meer informatie of om uw wettelijke rechten uit te oefenen.
Indien u ons eveneens persoonsgegevens van derden bezorgt zoals van uw medewerkers, of van de contactpersonen van de bouwheer en/of van de aannemer, moet u die derden ook informeren over ons privacybeleid, vooraleer u ons de persoonsgegevens van die personen meedeelt.
1. De verantwoordelijke voor de verwerking
De juridische entiteit die uw persoonsgegevens verwerkt is COPRO vzw. COPRO vzw heeft haar maatschappelijke zetel te Z.1 Researchpark, Kranenberg 190, 1731 Zellik. COPRO vzw is ingeschreven bij de Belgische Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0424.377.275.
Hierna verwijzen we naar COPRO vzw als “wij”, “ons” of “COPRO”.
2. Doeleinden en wettelijke grondslag voor de verwerking
COPRO verwerkt de persoonsgegevens van de certificaathouders en hun contactpersonen, zoals de beheerder of uitgenodigde gebruiker van MyCOPRO, en van bezoekers van haar website voor de volgende doeleinden:
a) verwerking van persoonsgegevens van de certificaathouders en hun contactpersonen (zoals de verantwoordelijke voor de zelfcontrole en de beheerder of uitgenodigde gebruiker van MyCOPRO) voor het doel van het verstrekken van de certificerings- en controlediensten van COPRO, de communicatie met de certificaathouders in het kader van deze diensten, alsook voor wettelijk vereiste doeleinden gelinkt aan dit doel;
b) verwerking van persoonsgegevens van de bezoekers van de website die een partijkeuring aanvragen, van de contactpersonen van de plaats van nazicht en de bouwplaats en van (de contactpersonen van) de producent, de bouwheer, de aannemer, het studiebureau en het aanbestedend of toezichthoudend bestuur met als doel om de partijkeuring uit te voeren en in het kader van deze dienst met deze betrokken personen te communiceren;
c) verwerking van persoonsgegevens van de bezoekers van de website die een verhoogde productiecontrole aanvragen, van de contactpersonen van de bouwplaats en van (de contactpersonen van) de producent, de bouwheer, de aannemer en het studiebureau met het doel om de verhoogde productiecontrole uit te voeren en in het kader van deze dienst met de betrokken personen te communiceren;
d) verwerking van persoonsgegevens van de bezoekers van de website die de contactpagina (“contacteer ons”) invullen met als doel om deze personen te antwoorden op hun vraag;
e) verwerking van persoonsgegevens van de gebruikers van het MyCOPRO portaal en de bezoekers van de website voor direct marketing doeleinden, met name om geïnteresseerden de nieuwsbrief van COPRO toe te zenden en/of hen uit te nodigen voor evenementen;
f) verwerking van persoonsgegevens van de opdrachtgever, aannemer, tussenopslagplaats (zoals de DIGITAR Opdrachtgever, DIGITAR Aannemer, Tussenopslagplaats Certificaathouder en Tussenopslagplaats Uitgenodigde gebruiker van MyCOPRO - DIGITAR) voor het doel van het verstrekken van de certificerings- en controlediensten van COPRO, de communicatie met de opdrachtgever, aannemer, tussenopslagplaats in het kader van deze diensten, alsook voor wettelijk vereiste doeleinden gelinkt aan dit doel.
Bijkomend kunnen wij op de website en bij de daar aangeboden tools zoals MyCOPRO gebruik maken van cookies. Voor meer informatie verwijzen wij naar het op de website gepubliceerde cookiebeleid (Cookie policy) en de cookie pop-up.
De wettelijke grondslag voor deze verwerkingen is respectievelijk:
a) Voor de verwerking van persoonsgegevens van de (contactpersonen van) certificaathouders:
- De noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst met de certificaathouders, en/of
- het legitieme belang nagestreefd door ons en door de certificaathouders om de uitvoering van onze diensten te organiseren en daarover met elkaar te communiceren. Gelet op het beperkte gebruik van uw contactgegevens, menen wij dat uw belang of uw fundamentele privacy-rechten niet zwaarder doorwegen dan het voormelde belang. Indien u het daar niet mee eens bent, verzoeken wij u om ons dat te laten weten (zie verder titel 8).
b) Voor de verwerking van persoonsgegevens van de bezoekers van de website die een partijkeuring aanvragen, van de contactpersonen van de plaats van nazicht en de bouwplaats en van (de contactpersonen van) de producent, de bouwheer, de aannemer, het studiebureau en het aanbestedend of toezichthoudend bestuur:
- De noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst m.b.t. de gevraagde partijkeuring, en/of
- ons legitieme belang om de partijkeuring uit te voeren en daarover met de betrokken personen te communiceren. Gelet op het beperkte gebruik van de contactgegevens, menen wij dat uw belang of uw fundamentele privacy-rechten niet zwaarder doorwegen dan het voormelde belang. Indien u het daar niet mee eens bent, verzoeken wij u om ons dat te laten weten (zie verder titel 8).
c) Voor de verwerking van persoonsgegevens van de bezoekers van de website die een verhoogde productiecontrole aanvragen, van de contactpersonen van de bouwplaats en van (de contactpersonen van) de producent, de bouwheer, de aannemer en het studiebureau:
- De noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst m.b.t. de gevraagde verhoogde productiecontrole, en /of
- ons legitieme belang om de uitvoering van onze diensten te organiseren en daarover met elkaar te communiceren. Gelet op uw initiatief om ons te contacteren en het beperkte gebruik van uw contactgegevens, menen wij dat uw belang of uw fundamentele privacy-rechten niet zwaarder doorwegen dan het voormelde belang. Indien u het daar niet mee eens bent, verzoeken wij u om ons dat te laten weten (zie verder titel 8).
d) In de voormelde gevallen (a t.e.m. c) kunnen wij uw persoonsgegevens ook verwerken voor wettelijke doeleinden, namelijk in het kader van onze wettelijke, boekhoudkundige of fiscale verplichtingen. De wettelijke basis van de verwerking situeert zich dan in de overeenkomstige wetgeving.
e) Voor de verwerking van persoonsgegevens van de bezoekers van de website die het formulier (“Contacteer ons”; “Klachtenbehandeling”; “Beroep”) invullen:
- de noodzaak voor het doel van het legitieme belang om het verzoek dat de bezoeker via dit formulier instuurt, te beantwoorden.
f) Voor de verwerking van persoonsgegevens van de gebruikers van het MyCOPRO portaal en de bezoekers van de website voor direct marketing doeleinden:
- de noodzaak voor het doel van het legitieme belang om (i) het verzoek om de nieuwsbrief te ontvangen, te beantwoorden door u de nieuwsbrief toe te zenden en (ii) een betere en gepersonaliseerde ervaring te kunnen bieden en de berichtgeving en het dienstenaanbod te optimaliseren, onder meer door de organisatie van evenementen. Gelet op uw initiatief om ons te contacteren en het beperkte gebruik van uw contactgegevens, menen wij dat uw belang of uw fundamentele privacy-rechten niet zwaarder doorwegen dan het voormelde belang. Indien u het daar niet mee eens bent, verzoeken wij u om ons dat te laten weten (zie verder titel 8). Elke nieuwsbrief en/ of uitnodiging voor een evenement bevat daarenboven een link waarmee u zich kunt uitschrijven uit de lijst van ontvangers.
g) Voor de verwerking van persoonsgegevens van de opdrachtgever, aannemer, tussenopslagplaats:
- De noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst met de
· opdrachtgever, aannemer, tussenopslagplaats en/of
- ons legitieme belang nagestreefd door ons en door de opdrachtgever, aannemer, tussenopslagplaats om de uitvoering van onze diensten te organiseren en daarover met elkaar te communiceren. Gelet op het beperkte gebruik van uw contactgegevens, menen wij dat uw belang of uw fundamentele privacy-rechten niet zwaarder doorwegen dan het voormelde belang. Indien u het daar niet mee eens bent, verzoeken wij u om ons dat te laten weten (zie verder titel 8).
3. De verwerkte persoonsgegevens
Voor (de contactpersonen van) de certificaathouders:
Persoonsgegevens:
- voor- en achternaam
- telefoonnummer
- e-mailadres
- hoedanigheid binnen de organisatie
- taal
- desgevallend, gegevens over de interactie die de persoon met COPRO heeft via de website, via het MyCOPRO-portaal, via de diensten die aan MyCOPRO zijn verbonden, via e-mails, enz.
Bedrijfsgegevens:
- naam
- juridische vorm
- adres
- telefoonnummer
- BTW-nummer
- rekeningnummer
Voor de opdrachtgevers, aannemers, tussenopslagplaatsen:
Persoonsgegevens:
- voor- en achternaam
- telefoonnummer
- e-mailadres
- hoedanigheid
- taal
- desgevallend, gegevens over de interactie die de persoon met COPRO heeft via de website, via het MyCOPRO-portaal, via de diensten die aan MyCOPRO zijn verbonden, via e-mails, enz.
Bedrijfsgegevens:
- naam
Voor de bezoekers van de website die een partijkeuring aanvragen, de contactpersonen van de plaats van nazicht en de bouwplaats en (de contactpersonen van) de producent, de bouwheer, de aannemer, het studiebureau en het aanbestedend of toezichthoudend bestuur en voor de bezoekers van de website die een verhoogde productiecontrole aanvragen, de contactpersonen van de bouwplaats en (de contactpersonen van) de producent, de bouwheer, de aannemer en het studiebureau:
(i) aanvrager:
Persoonsgegevens:
- voor- en achternaam
- hoedanigheid binnen de organisatie
- e-mailadres
- telefoonnummer
Bedrijfsgegevens:
- naam
- juridische vorm
- adres
- telefoonnummer
- BTW-nummer
- rekeningnummer
(ii) contactpersoon van de plaats van nazicht en de bouwplaats en (contactpersoon van) de producent, de bouwheer, de aannemer, het studiebureau en het aanbestedend of toezichthoudend bestuur:
Persoonsgegevens:
- voor- en achternaam
- hoedanigheid binnen de organisatie
- e-mailadres
- telefoonnummer
Bedrijfsgegevens:
- naam
- juridische vorm
- adres
- telefoonnummer
Voor de bezoekers van de website die het formulier invullen:
- voor- en achternaam
- e-mailadres
- vraag en antwoord dat aan de vraag wordt gegeven
Voor de gebruikers van het MyCOPRO portaal en de bezoekers van de website die zich inschrijven op de nieuwsbrief van COPRO:
- voor- en achternaam
- e-mailadres
- taal
- keuze van de te ontvangen nieuwsbrief
- eventuele deelname aan evenementen
En daarnaast, bij het lezen van de nieuwsbrief:
- gebruikt toestel of programma
- artikels en/ of pagina’s die de persoon bekijkt of leest
- tijdstip, frequentie en duur van gebruik
- locatiegegevens (bij benadering)
- IP adres
4. Duur van de verwerking en bijhouden van data
Voor (i) (de contactpersonen van) certificaathouders, (ii) de bezoekers van de website die een partijkeuring aanvragen, de contactpersonen van de plaats van nazicht en de bouwplaats en (de contactpersonen van) de producent, de bouwheer, de aannemer, het studiebureau, het aanbestedend of toezichthoudend bestuur en voor (iii) de bezoekers van de website die een verhoogde productiecontrole aanvragen, de contactpersonen van de bouwplaats en (de contactpersonen van) de producent, de bouwheer, de aannemer en het studiebureau:
Wij verwerken uw persoonsgegevens zolang dat nodig is voor onze dienstverlening, dan wel gedurende de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (onder andere op het gebied van boekhouding).
a) Voor de bezoekers van de website die het formulier invullen:
Wij verwerken uw persoonsgegevens zolang dat nodig is om uw verzoek te behandelen en er gevolg aan te geven. Daarna worden de gegevens niet bewaard (tenzij in voorkomend geval in de context van een andere verwerking voor andere doeleinden zoals uiteengezet in dit privacybeleid).
b) Voor de gebruikers van het MyCOPRO portaal en de bezoekers van de website die zich inschrijven op de nieuwsbrief van COPRO:
Wij verwerken uw persoonsgegevens zolang u zich niet hebt uitgeschreven uit de nieuwsbrief. Daarna worden de gegevens niet bewaard (tenzij in voorkomend geval in de context van een andere verwerking voor andere doeleinden zoals uiteengezet in dit privacybeleid). Persoonsgegevens in verband met evenementen worden bewaard voor een maximumduur van 1 jaar na het evenement.
5. Ontvangers en doorgifte
Indien dat noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de vooropgestelde doeleinden, zullen wij uw persoonsgegevens meedelen aan derden:
a) Sommige van onze databanken maken wij toegankelijk voor derden die ons bijstaan bij het leveren van onze diensten, bijvoorbeeld externe leveranciers van IT- en hostingdiensten. Zij handelen hierbij als verwerkers in onze opdracht. De doorgifte van uw gegevens gebeurt enkel voor die doeleinden waarvoor COPRO uw gegevens zelf verwerkt en is beperkt tot die gegevens die de derden nodig hebben voor het uitoefenen van hun taak in onze opdracht. COPRO ziet erop toe dat zij, net zoals wij, uw gegevens veilig, respectvol en als goede huisvaders beheren en voorziet daarvoor adequate contractuele waarborgen;
b) De contactgegevens van de beheerder of uitgenodigde gebruiker van MyCOPRO die een technische fiche van een gecertificeerd product heeft ingevuld, worden gepubliceerd op die technische fiche.
Die technische fiches en dus ook de daarop vermelde contactgegevens kunnen als volgt worden geraadpleegd door derden:
- via de website van COPRO, door elke bezoeker;
- via een extern, centraal systeem dat niet door COPRO wordt beheerd.
Op die manier geeft COPRO, in het belang van de certificaathouders, verspreiding aan de technische fiches.
De voormelde doorgifte van persoonsgegevens is een noodzakelijk gevolg van de hoedanigheid van beheerder of uitgenodigde gebruiker. Indien de betrokken contactpersoon van de certificaathouder zich verzet tegen die doorgifte, kan hij de hoedanigheid van beheerder of uitgenodigde gebruiker niet behouden. De certificaathouder dient dan een andere contactpersoon aan te bieden voor de betreffende technische fiches.
c) De contactgegevens van de opdrachtgever, aannemer, tussenopslagplaats van MyCOPRO – DIGITAR die een attest voor de afvoer van teerhoudend asfalt voor thermische reiniging hebben ingevuld, worden gepubliceerd op de fiche van het project en op het bijhorende attest.
Dit attest en dus ook de daarop vermelde contactgegevens kunnen als volgt worden geraadpleegd door derden:
- via het MyCOPRO portaal - DIGITAR;
- via verspreiding, door een gebruiker die toegang heeft tot het MyCOPRO portaal - DIGITAR, d.m.v. een extern, centraal systeem dat niet door COPRO wordt beheerd.
Op die manier geeft COPRO, in het belang van de opdrachtgevers, aannemers en tussenopslagplaatsen verspreiding aan de attesten.
De voormelde doorgifte van persoonsgegevens is een noodzakelijk gevolg van de hoedanigheid van opdrachtgever, aannemer en tussenopslagplaats. Indien de betrokken contactpersoon zich verzet tegen die doorgifte, kan hij de hoedanigheid van opdrachtgever of aannemer of tussenopslagplaats niet behouden. Men dient dan een andere contactpersoon aan te bieden voor het project en het attest.
6. Uw rechten inzake gegevensverwerking
U beschikt over een aantal wettelijke rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door COPRO:
- U hebt het recht om inzage van uw persoonsgegevens te vragen en ze te laten corrigeren.
- U kunt COPRO vragen uw persoonsgegevens te verwijderen of hun verwerking te beperken.
- Als de verwerking gebaseerd is op de rechtsgrond van een legitiem belang, hebt u het recht om zich te verzetten tegen de verwerking.
- Voor zover de verwerking op uw toestemming gebaseerd is, hebt u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken.
- U kunt verzoeken de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en ze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke door te geven.
Wij zullen uw verzoek uiterlijk binnen 1 maand na ontvangst behandelen en u antwoorden. Indien wij uw verzoek wegens om het even welke reden niet kunnen inwilligen, zullen wij u informeren over de reden. Indien wij niet in de mogelijkheid zijn om u met zekerheid te identificeren, kunnen wij u vragen om een bewijs van uw identiteit te verschaffen als een voorafgaande vereiste om aan uw verzoek tegemoet te komen.
7. Veiligheid van uw persoonsgegevens
COPRO doet alles binnen haar mogelijkheden om de persoonsgegevens en de privacy te beschermen. De medewerkers van COPRO worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens en zijn gebonden aan een contractuele confidentialiteitsverplichting.
Bovendien wordt er gebruik gemaakt van allerlei technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van uw gegevens.
Als er zich een gegevenslek zou voordoen met nadelige gevolgen voor uw persoonsgegevens, dan wordt u in de door de wet voorziene omstandigheden persoonlijk verwittigd.
8. Contact COPRO inzake persoonsgegevens
- Als u een recht bepaald onder titel 6 wenst uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen op ons e mailadres voor de privacy: privacy@copro.eu;
- Als u zich uitsluitend wenst uit te schrijven voor een nieuwsbrief kunt u ook op de uitschrijflink in de nieuwsbrief klikken;
- Als u vragen, opmerkingen of klachten hebt in verband met ons privacybeleid of de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, mag u niet aarzelen om contact met ons op te nemen via e-mail (privacy@copro.eu);
- Als u klachten hebt over de manier waarop COPRO uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u ook een klacht indienen bij de Toezichthoudende Autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/contact